Waarom vergaderen nutteloos is (en hoe het wel moet)

Volgens het CBS vergaderen we gemiddeld 6,5 uur per week, maar dat heeft weinig nut. Psychologie Magazine noemt op basis van wetenschappelijk onderzoek een aantal redenen waarom vergaderen niet werkt. Als de groep groot is en niet zo hecht, zoals bij een vergadering dus, dan gedragen mensen zich graag als free riders: ze liften mee op de inspanning van anderen. Ze voelen zich niet persoonlijk verantwoordelijk en gaan ervanuit dat de ander wel zijn best zal doen. We zijn groepsdieren gewend aan hiërarchie. We voelen onbewust dat het gevaarlijk kan zijn om tegen een hoger geplaatste te zeggen wat we denken, laat staan dat we hem tegenspreken. Daarnaast kan het ook zijn dat we om andere redenen tegen collega’s opkijken en daarom bang zijn iets verkeerds te zeggen en dus maar helemaal niets zeggen. Mensen vinden wat ze zelf te zeggen hebben in vergaderingen vaak heel belangrijk, maar kunnen zich daardoor nauwelijks concentreren op wat de rest wil zeggen, blijkt onder andere uit onderzoek onder een groep studenten in een vergadersetting. De helft moest een woord van een briefje voorlezen, de andere helft niet. Daarna werd hen gevraagd hoeveel woorden ze nog wisten. Bij degene die een woord moesten zeggen, waren de drie woorden die voor hen en de drie die na hen werden uitgesproken, compleet langs hen heen gegaan. Brainstormen in groepen werkt slecht. Een groep mensen komt tot minder ideeën dan al die mensen afzonderlijk in dezelfde tijd. Ten eerste omdat niet iedereen al zijn ideeën durft te vertellen en ten tweede omdat mensen hun mond moeten houden als de ander aan het woord is en hun idee dus moeten vasthouden. In een brainstorm waar ideeën juist vrijelijk dienen te stromen, blokkeren de deelnemers elkaar dus. Mensen beleggen bij een probleem of vraagstuk vaak uit gewoonte een vergadering. Het is ook een soort uitstelgedrag: laten we er eerst volgende week maar eens een uurtje over babbelen, dan hoef ik er nu niets mee. Beter is als degene die met het vraagstuk zit zelf op zoek gaat naar een oplossing en alleen de personen benadert die er iets zinnigs over te melden hebben.

Bron(nen): Psychologie Magazine (betaald)